El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de BENEFIXED S.A.S. (en adelante “BFIX”), actuando como entidad de derecho privado, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales BFix garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el adecuado ejercicio del derecho fundamental de Hábeas Data.2. Responsable BFix es una Sociedad por Acciones Simplificada de nacionalidad colombiana, domiciliada en Bogotá D.C., con Número de Identificación Tributaria (NIT) 901.680.011 – 6 y cuyos datos de contacto son los siguientes: Dirección: Calle 155 # 14-55, Bogotá, Colombia Teléfono: +57 317 658 2184 Correo electrónico: legal@benefixed.com. Así mismo, BFix ejercerá directamente el tratamiento de los datos personales en cuestión, con sujeción a lo dispuesto en esta Política. Ahora bien, en caso de que dichas funciones sean transferidas a un tercero para que sea un encargado provisional o un encargado permanente del tratamiento de la información, el tercero designado se ajustará a los deberes consignados en el presente documento.
La Política de Tratamiento de Datos personales de BFix tiene por objetivo informar a todas las personas respecto de los derechos y deberes que les asisten de cara a la regulación de protección de datos personales en Colombia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013), todo para garantizar un tratamiento legal y ético de la información de carácter personal al interior de BFix.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales; Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables; Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones injustificadas, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley; Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Los datos personales presentes en las bases de datos de BFix podrán ser remitidos a entidades públicas, financieras, de servicios públicos, notariales y judiciales que sean inherentes al correcto desarrollo de los negocios jurídicos que se hayan celebrado con su titular. En adición, BFIX suministrará la información requerida por las autoridades competentes para el autocontrol del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, respecto de las operaciones catalogadas como sospechosas o intentadas, en los términos de los dispuesto en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. Por último, para el adecuado cumplimiento de deberes y obligaciones de carácter constitucional y legal, BFIX podrá conservar la información que sea necesaria para su cabal cumplimiento. En esa medida, habrá datos que se conservarán por períodos establecidos por la ley, a pesar de la existencia del derecho de supresión de los correspondientes titulares de los datos personales.
En las bases de datos de BFIX se almacenan distintas clases de información dependiendo de la naturaleza del titular de la misma, a saber: 1- Clientes (Sedes zonales, Instituciones benéficas, Compradores y Visitantes): Datos de identificación Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil, género, etc. Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc. Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico. Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico. Su ocupación actual, profesión u oficio. Información sobre el estado de cumplimiento de sus obligaciones para con BFIX. 2- Proveedores y contratistas: Datos de identificación Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil, género, etc. Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc. Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico. Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico. Datos relativos a su profesión, oficio u ocupación. Naturaleza del contrato o negocio jurídico existente entre el proveedor y BFIX y el estado de cumplimiento de sus obligaciones para con BFIX. 3- Aliados: Datos de identificación Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil, género, etc. Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc. Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico. Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico. Estado de cumplimiento de las obligaciones de los aliados para con BFIX. 4- Accionistas: Datos de identificación Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil y género. Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento y edad. Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico. Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico. Datos relacionados con la clase de acciones de las cuales es titular, su participación de capital, el estado de cumplimiento de sus obligaciones con BFIX y el sentido de sus votaciones en los procesos de deliberación en la Asamblea de Accionistas. 5- Trabajadores: Datos de identificación Generales, tales como, nombre completo / razón social, clase y número de identificación, estado civil y género. Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento y edad. Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico. Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico. Datos de rendimiento tales como historial laboral y académico. Datos sensibles tales como la conformación del grupo familiar, la salud del trabajador y su eventual pertenencia a organizaciones sindicales. En las bases de datos de empleados se incluye adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, entre otros). Debe tenerse en cuenta que en las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.BFIX no recolecta información financiera de Aportantes y Visitantes como números de tarjetas de crédito o débito, o números de cuentas bancarias. Lo anterior teniendo en cuenta que, los aportes se realizan a través de plataformas o sistemas electrónicos de pago. Se recomienda a los Clientes (Creadores, Aportantes y Visitantes) revisar las Políticas de Privacidad y Uso de la Información de las correspondientes plataformas de pago mencionadas.
La información que consta en las bases de datos de BFIX es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratantes, contratistas, afiliados y subsidiarias y demás terceras personas relacionadas con la ejecución del objeto de BFIX, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, siempre y cuando cuenten con un nivel de seguridad que sea igual o superior al presente en las normas colombianas que regulen la materia. Así mismo, BFIX declara que actualmente tiene el almacenamiento de la información dentro del país, la cual puede ser suministrada a cualquier interesado que así lo solicite. Adicionalmente en cumplimiento de deberes legales y constitucionales, BFIX podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
La presente Política de Tratamiento de la Información se aplicará a todos los procesos organizacionales de BFIX que impliquen el tratamiento de datos personales. En ese sentido, BFIX dará pleno cumplimiento a lo estipulado en la presente Política para llevar a cabo todo comportamiento que implique tratamiento de la información.
La información recolectada por BFIX tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como entidad privada con ánimo de lucro. Ahora bien, la finalidad con la que se realiza el tratamiento de la información variará dependiendo de la naturaleza del titular de la misma, a saber: 1- Clientes: Evaluar y aprobar los vínculos comerciales a establecer con los clientes. Realizar seguimientos y estudios comerciales. Propender por un mejor ofrecimiento de nuestra gama de servicios. El adecuado seguimiento y registro de nuestra clientela, tanto actual como potencial, incluida su información de contacto. Al respecto, se podrán realizar estudios de conocimiento del perfil de los diversos clientes de BFIX. Igualmente, será posible realizar encuestas de satisfacción de clientela. Proveer la información recolectada a terceros que sean redes o proveedores de servicios, los cuales podrán utilizar la información recolectada para predecir características de los Clientes, conductas o preferencias, típicamente utilizadas para luego publicar anuncios. 2- Proveedores: El adecuado seguimiento y registro de nuestros proveedores de productos y servicios, tanto actuales como potenciales, incluida su información de contacto. Informarle de noticias importantes concernientes de BFIX y/o sobre nuestros servicios. 3- Aliados: Instituciones Benéficas y sedes zonales: Promocionar los servicios de BFIX en las páginas web de nuestros aliados. Promocionar los servicios de nuestros aliados en la página web de BFIX. 4- Accionistas: Organizar y sistematizar la información de todo nuestro grupo de accionistas. La facilitación del ejercicio de los derechos económicos y políticos derivados de la calidad de accionista. 5- Generales: Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas. Velar por la seguridad e integridad del manejo de todo tipo de información al interior de BFIX. Organizar y sistematizar la información de todo nuestro equipo de trabajo. Facilitar el pago y/o cobro de obligaciones pendientes. En ese sentido, se puede supervisar la solvencia y estado de cumplimiento de dichas obligaciones. Facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. Cumplir con objetivos precontractuales, contractuales, pos contractuales, de certificación, comerciales, de atención al cliente y mercadeo, procesamiento, investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas, atención y tramitación. En todo caso, BFIX guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, corporativa, y laboral. Además, terminado el vínculo contractual, BFIX registrará los datos.
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BFIX o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BFIX, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Ser informado por BFIX o el Encargado, previa solicitud mediante el correspondiente mecanismo de consulta, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones de Habeas Data, previo agotamiento de los mecanismos de consulta y reclamo dispuestos en la presente Política. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Cuando BFIX demuestre que tiene razones justificadas para conservar la información en cuestión, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que BFIX o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Obligaciones de BFIX BFIX deberá: Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, y comprensible. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de BFIX estarán vigentes a partir del día veinte (20) de Febrero del año 2023. BFIX se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por BFIX se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente tributarias laborales y contables, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de BFIX o una obligación contenida en un contrato entre BFIX y Titular que sustente su permanencia.
